Was muss auf einem Beleg stehen, damit ich die Vorsteuer abziehen kann?

Darum geht's

Die Vorsteuer darfst du nur abziehen, wenn du eine ordnungsgemäße Rechnung hast (§ 15 UStG). Was darauf stehen muss, regelt § 14 Abs. 4 UStG:

• vollständiger Name und Anschrift des Lieferanten und von dir
• Steuernummer oder USt-IdNr. des Lieferanten
• Rechnungsdatum und eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und Art der Ware oder Umfang und Art der Leistung
• Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (auch „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ genügt)
• Nettobetrag nach Steuersätzen aufgeteilt, dazu Steuersatz und Steuerbetrag
• bei Steuerbefreiung oder Reverse Charge ein Hinweis darauf

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) brauchen weniger: Name und Anschrift des Lieferanten, Rechnungsdatum, Menge und Art der Leistung, den Bruttobetrag und den Steuersatz. Dein Name, die Rechnungsnummer und die Steuernummer des Lieferanten sind hier nicht nötig. Typisch sind Tankquittungen und Kassenbons.

So geht's in Buchtakt

1. Öffne den Beleg unter Ausgaben und vergleiche ihn mit der Liste oben.
2. Trag Lieferant, Rechnungsnummer und Belegdatum so ein, wie sie auf dem Beleg stehen.
3. Weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus, etwa von einem Kleinunternehmer, stell Steuer auf „Ohne Vorsteuer“. Dann zieht Buchtakt keine Vorsteuer.
4. Steht auf der Rechnung ein Hinweis auf Reverse Charge, wähle den passenden Reverse-Charge-Fall. Mehr unter Was bedeutet Reverse Charge?
5. Fehlt eine wichtige Angabe, bitte den Lieferanten um eine berichtigte Rechnung und lade sie zusätzlich hoch.

Gut zu wissen

• Buchtakt prüft heute nur, ob Datum, Lieferant und Kategorie da sind und die Beträge zusammenpassen. Die Pflichtangaben auf dem Beleg prüfst du selbst.
• Fehlt etwas, ist die Vorsteuer in Gefahr. Ob du sie bis zur Berichtigung schon ziehen darfst, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
• E-Rechnung: Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen können. Bis Ende 2026 dürfen Lieferanten noch Papier- oder PDF-Rechnungen schicken. 2027 gilt das nur noch für Lieferanten mit höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 für niemanden mehr. Kleinbetragsrechnungen bleiben ausgenommen. Siehe Muss ich E-Rechnungen schreiben?
• Bewirtung: Für ein Geschäftsessen brauchst du eine maschinell erstellte Rechnung des Restaurants. Zusätzlich notierst du Anlass und Teilnehmer, in Buchtakt im Feld Notiz. Mit der Kategorie „Bewirtung von Geschäftspartnern“ bucht Buchtakt 70 % als abziehbar und 30 % als nicht abziehbar. Die Vorsteuer ziehst du voll ab.