Hilfe · Belege und Ausgaben

Wie lange muss ich Belege aufbewahren?

Rechnungen und andere Buchungsbelege 8 Jahre, Bücher, Aufzeichnungen und Jahresabschlüsse 10 Jahre. Buchtakt speichert hochgeladene Belege und Buchungen unveränderbar.

Darum geht's

Die Fristen stehen in § 147 AO und § 14b UStG. Seit 2025 gilt:

Unterlage Frist
Buchungsbelege, also Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Quittungen, Kontoauszüge 8 Jahre
Bücher und Aufzeichnungen, Jahresabschlüsse, EÜR, Inventare 10 Jahre
Geschäftsbriefe (empfangen und versandt) 6 Jahre

Die verkürzte Frist von 8 Jahren für Buchungsbelege gilt seit dem Bürokratieentlastungsgesetz IV für alle Belege, deren alte Frist am 1. Januar 2025 noch nicht abgelaufen war.

Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist. Eine Rechnung vom März 2026 darfst du also frühestens Anfang 2035 vernichten. Länger aufbewahren musst du, solange die Unterlagen für eine noch offene Steuerfestsetzung wichtig sind, etwa bei einer laufenden Betriebsprüfung oder einem Einspruch.

Elektronische Rechnungen (z. B. XRechnung, ZUGFeRD) musst du elektronisch aufbewahren, ein Ausdruck reicht nicht.

So geht's in Buchtakt

  1. Lade jeden Beleg unter Ausgaben hoch. Das Weiterleiten per E-Mail gibt es noch nicht.
  2. Buchtakt speichert die Originaldatei unveränderbar mit Prüfsumme. Gebuchte Belege und Buchungen lassen sich nicht mehr ändern, nur stornieren. Wichtige Vorgänge wie Stornos, Exporte oder Festschreibungen stehen unter Einstellungen → Änderungsprotokoll.
  3. Unter Export → Belege als ZIP holst du jederzeit alle Eingangsbelege eines Jahres im Original, mit einer Liste als CSV. Für eine Betriebsprüfung gibt es dort den GoBD-Export.

Gut zu wissen

  • Papierbelege darfst du nach dem Scannen grundsätzlich vernichten, wenn das Scannen nach einem festen Ablauf passiert. Diesen Ablauf beschreibst du in der Verfahrensdokumentation. Eine Vorlage, in der die Abläufe in Buchtakt und deine Firmendaten schon stehen, lädst du unter Export → Verfahrensdokumentation herunter. Die markierten Stellen ergänzt du selbst, zum Beispiel wer Papierbelege scannt und ob du sie danach vernichtest.
  • Deine Ausgangsrechnungen speichert Buchtakt als unveränderliche Daten. Das PDF wird beim ersten Abruf oder Versand erzeugt und danach genau so aufbewahrt. Änderst du später Logo oder Layout, bleibt das archivierte PDF unverändert.
  • Auch nach einer Kündigung bleiben deine Daten in Buchtakt lesbar und exportierbar.

Stand: 2026-11