Wie erfasse ich Bar- und Kreditkartenzahlungen?

Darum geht's

Auch für bar oder mit Karte bezahlte Ausgaben brauchst du einen Beleg. Wichtig ist, woher das Geld kam, denn danach richtet sich die Gegenbuchung.

Bar: Führst du eine Geschäftskasse, musst du Ein- und Auszahlungen zeitnah, am besten täglich, aufzeichnen. Der Kassenbestand darf nie unter null fallen. Viele Selbstständige ohne Ladengeschäft führen gar keine Geschäftskasse. Sie zahlen bar aus dem eigenen Geldbeutel und buchen das als Privateinlage. Das ist einfacher und völlig in Ordnung.

Kreditkarte: Die Ausgabe gilt in der Regel mit der Kartenzahlung als bezahlt, nicht erst mit der Abbuchung vom Konto. Die Kreditkartenabrechnung selbst ist keine Rechnung. Du brauchst trotzdem die Belege der einzelnen Händler.

So geht's in Buchtakt

Bar aus der Geschäftskasse

1. Trag einmalig den Kassenstand ein: Auf der Seite Bank steht dafür die Karte Anfangsbestände, solange noch keiner gebucht ist.
2. Lade den Beleg unter Ausgaben hoch und wähle unter Bezahlt? die Option Bar (Kasse).
3. Hebst du Geld vom Geschäftskonto für die Kasse ab, buchst du den Umsatz unter Bank → Zuordnen … → Ohne Beleg direkt buchen auf das Konto Kasse (unter „Alle Konten“). Stell die Steuer dabei auf ohne Steuer.
4. Den Kassenstand siehst du unter Kontenplan → Kasse.

Bar aus eigener Tasche: Wähle unter Bezahlt? die Option Privat ausgelegt.

Kreditkarte als eigenes Konto (empfohlen)

1. Lege unter Bank ein neues Konto an, z. B. „Kreditkarte“. Buchtakt gibt ihm ein eigenes Sachkonto (z. B. 1210), das du neben dem Namen siehst.
2. Importiere die Kartenumsätze als CSV aus dem Online-Banking der Kartenbank und ordne sie wie gewohnt Belegen zu.
3. Die monatliche Abbuchung vom Geschäftskonto ist nur eine Umbuchung zwischen deinen Konten: Buche sie unter Journal → Neue Buchung von Bank (z. B. 1200) an das Kartenkonto (z. B. 1210) und ignoriere den Umsatz danach auf beiden Seiten. So stimmen beide Konten mit den Auszügen überein.

Kreditkarte ohne eigenes Konto

1. Lade jeden Kartenbeleg unter Ausgaben hoch.
2. Lass Bezahlt? auf Noch offen und klick Bestätigen & buchen.
3. Kommt die Sammelabbuchung über den Kontoauszug, öffne sie unter Bank mit Zuordnen … und wähle Mehrere Belege (Sammelüberweisung). Hake alle Kartenbelege der Abrechnung an.
4. Buchtakt prüft dabei, ob die Summe der Belege genau der Abbuchung entspricht. So fällt ein fehlender Beleg sofort auf.

Private Kreditkarte für eine Geschäftsausgabe: Wähle Privat ausgelegt.

Gut zu wissen

• Ohne eigenes Kartenkonto stehen die Kartenbelege bis zur Abbuchung als offene Verbindlichkeiten. In der EÜR zählt die Ausgabe dann erst mit der Abbuchung; mit eigenem Kartenkonto schon am Tag der Kartenzahlung.
• Gebühren auf der Kartenabrechnung gehören in die Summe: Lade die Abrechnung dafür als eigenen Beleg hoch, sonst geht die Summe nicht auf.
• Debitkarten (Girocard, Visa Debit) belasten das Konto sofort mit jeder Zahlung. Diese Umsätze ordnest du ganz normal einzeln zu. Siehe Wie ordne ich Zahlungen Belegen zu?
• Kartengebühren und Auslandseinsatzentgelte buchst du auf die Kategorie Bankgebühren.
• Bei Zahlungen in fremder Währung trägst du den Euro-Betrag aus der Kartenabrechnung ein.
• Buchtakt ist keine Registrierkasse. Nutzt du für Bareinnahmen eine elektronische Kasse, muss sie eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) haben.