Wie ordne ich Zahlungen Belegen zu?

Darum geht's

Beim Bankabgleich klärst du für jeden Umsatz auf dem Konto, wozu er gehört. Ein Zahlungseingang begleicht eine Ausgangsrechnung, eine Abbuchung bezahlt einen Beleg. Erst dann weißt du, welche Rechnungen noch offen sind. Wer nach dem Zufluss- und Abflussprinzip rechnet (EÜR), braucht das Zahldatum außerdem, um Einnahmen und Ausgaben dem richtigen Jahr zuzuordnen.

So geht's in Buchtakt

1. Öffne Bank. Unter Offen stehen alle Umsätze, die noch nicht zugeordnet sind. Die Monate daneben zeigen, wo noch etwas fehlt.
2. Neben einem Umsatz stehen bis zu zwei Vorschläge. Klick auf den passenden, dann ist er zugeordnet.
3. Passt kein Vorschlag, klick Zuordnen …. Dort wählst du:
   • bei Eingängen eine offene Rechnung,
   • einen Beleg (Ausgabe), auch einen, der noch nicht gebucht ist,
   • oder Ohne Beleg direkt buchen auf ein Konto, etwa Bankgebühren oder Privatentnahme.
4. Beim direkten Buchen kannst du Als Regel merken wählen (Name oder Verwendungszweck enthält …, nur diese Richtung oder Ein- und Ausgänge) und bei Bedarf künftig automatisch buchen. Das lohnt sich für wiederkehrende Zahlungen ohne Rechnung.
5. Gehört ein Umsatz nicht in die Buchhaltung oder ist er schon anders erfasst, klick Ignorieren.

So entstehen die Vorschläge

Am stärksten zählen der gleiche Betrag und die Rechnungsnummer im Verwendungszweck. Dazu kommen bei Belegen die IBAN des Lieferanten und bei allen der Name. Passen Betrag und Rechnungsnummer und gibt es genau einen solchen Treffer, ordnet Buchtakt den Umsatz schon beim Import zu. Umsätze mit einer automatischen Regel bucht es ebenfalls selbst.

Gut zu wissen

• Ordnest du einen noch nicht gebuchten Beleg zu, setzt Buchtakt dort „Bank“ und das Zahldatum. Gebucht wird, wenn du den Beleg bestätigst.
• Ein gebuchter Beleg mit „Noch offen“ wird mit der Zuordnung als bezahlt gebucht.
• Zahlt ein Kunde nur einen Teil, ordnest du den Umsatz trotzdem der Rechnung zu. Der Rest bleibt offen.
• Sammelzahlungen: Zahlt ein Kunde mehrere Rechnungen auf einmal, öffnest du unter Zuordnen … den Punkt Mehrere Rechnungen (Sammelzahlung), hakst die Rechnungen an und passt bei Bedarf die Beträge an. Die Summe muss genau den Umsatz ergeben. Nennt der Kunde alle Rechnungsnummern im Verwendungszweck und passt die Summe, ordnet Buchtakt schon beim Import selbst zu. Für Überweisungen an Lieferanten gibt es entsprechend Mehrere Belege (Sammelüberweisung), dort immer mit der vollen Belegsumme.
• Lösen nimmt bei einer Sammelzahlung alle Teile zurück.
• Belege, die du als Bar (Kasse) oder Privat ausgelegt erfasst hast, erscheinen nicht als Vorschlag.
• Falsch zugeordnet? Klick in der Zeile auf das Pfeil-Symbol Zuordnung lösen. Buchtakt storniert die Buchung, der Umsatz ist wieder offen.
• Für direkt gebuchte Ausgaben mit Rechnung fehlt dir der Beleg für die Vorsteuer. Lade die Rechnung besser unter Ausgaben hoch und ordne sie dann zu.
• Deine Regeln siehst und löschst du unter Bank → Regeln.