Wie bekomme ich Belege in Buchtakt?

Darum geht's

Für jede Betriebsausgabe brauchst du einen Beleg. Ohne Beleg kein Nachweis, und ohne ordnungsgemäße Rechnung auch keine Vorsteuer. Die GoBD verlangen außerdem, dass du Belege zeitnah erfasst und unverändert aufbewahrst, Buchungsbelege acht Jahre lang. Elektronische Rechnungen musst du elektronisch im Originalformat behalten, ein Ausdruck reicht nicht.

Am einfachsten ist es, jeden Beleg gleich nach Erhalt hochzuladen. Dann liegt alles an einem Ort und nichts geht verloren.

So geht's in Buchtakt

1. Öffne Ausgaben.
2. Zieh eine oder mehrere Dateien in das Feld „Belege hierher ziehen oder auswählen“ oder klick darauf und wähle sie aus. Erlaubt sind PDF, JPG, PNG, WebP und E-Rechnungen als XML, bis 20 MB je Datei.
3. Am Handy tippst du auf dasselbe Feld. Dein Handy bietet dir dann Kamera oder Fotos an. So fotografierst du eine Quittung direkt.
4. Buchtakt zeigt für jede Datei, ob sie angekommen ist. Lädst du nur eine Datei hoch, öffnet sich der Beleg sofort zum Prüfen.
5. Für Ausgaben ganz ohne Quittung (z. B. Parkautomat) klickst du Ohne Beleg erfassen. Dann ist die Notiz Pflicht: Schreib hinein, wofür das Geld war.
6. Prüfen und buchen erklärt Wie erfasse ich meinen ersten Beleg?.

Gut zu wissen

• Buchtakt legt jede Datei unveränderlich ab und speichert eine Prüfsumme (SHA-256). Über Original lädst du die Datei jederzeit wieder herunter.
• Lädst du genau dieselbe Datei ein zweites Mal hoch, lehnt Buchtakt sie ab und verlinkt den vorhandenen Beleg.
• E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) füllen sich von selbst aus. Bei Fotos und normalen PDFs trägst du die Angaben heute noch selbst ein. Die automatische Erkennung dafür ist in Arbeit. Mehr dazu unter Was liest Buchtakt aus und wie korrigiere ich Fehler?.
• Belege per E-Mail weiterleiten geht noch nicht, die Funktion kommt. Bis dahin speicherst du den Anhang und lädst ihn hoch. Bei E-Rechnungen lädst du die XML-Datei oder das ZUGFeRD-PDF hoch, keinen Ausdruck und keinen Screenshot.
• Oben in der Liste filterst du nach Status: Neu, Geprüft, Gebucht und Ignoriert.
• Hat ein ungebuchter Beleg nur eine Zeile, wählst du die Kategorie direkt in der Liste. Sind Datum, Lieferant und Beträge vollständig, springt der Status auf Geprüft und der Beleg lässt sich buchen.
• Siehst du das Upload-Feld nicht, bist du im Team mit der Rolle Steuerberater eingetragen. Diese Rolle kann nur lesen.
• Wie lange du was aufbewahren musst, steht unter Wie lange muss ich Belege aufbewahren?.