Was liest Buchtakt aus und wie korrigiere ich Fehler?

Darum geht's

Eine E-Rechnung enthält ihre Daten maschinenlesbar als XML, entweder als eigene Datei (XRechnung) oder eingebettet in ein PDF (ZUGFeRD, Factur-X). Buchtakt übernimmt diese Werte 1:1 aus der Datei, ohne zu raten. Deshalb stimmen sie so genau wie die Rechnung selbst.

Bei einem Foto oder einem normalen PDF gibt es keine solchen Daten. Eine automatische Erkennung für diese Belege ist in Arbeit. Bis sie da ist, trägst du Lieferant, Datum und Beträge selbst ein.

So geht's in Buchtakt

1. Lade die E-Rechnung unter Ausgaben hoch, als XML-Datei oder als ZUGFeRD-PDF.
2. Buchtakt meldet „E-Rechnung erkannt, Felder ausgefüllt“. In der Liste trägt der Beleg ein E.
3. Im Beleg steht oben „Ausgefüllt aus E-Rechnung“. Übernommen sind:
   • Lieferant und Rechnungsnummer
   • Belegdatum und Fälligkeit
   • Belegsumme und je Steuersatz Netto und Steuer
   • der Steuerfall, z. B. Reverse Charge oder innergemeinschaftlicher Erwerb
   • die IBAN des Lieferanten (hilft später beim Bankabgleich)
4. Wähle die Kategorie. Hast du beim selben Lieferanten schon einmal gebucht, schlägt Buchtakt die Kategorie von damals vor.
5. Ist ein Feld falsch, überschreib es und klick Speichern oder gleich Bestätigen & buchen.
6. Ist der Beleg schon gebucht, klick Buchung stornieren. Danach kannst du ihn ändern und neu buchen.

Gut zu wissen

• Deine Korrekturen ändern nur die Buchungsdaten. Die Originaldatei bleibt unverändert und lässt sich über Original herunterladen.
• Steht in der E-Rechnung selbst etwas Falsches, etwa ein falscher Steuersatz, bitte den Lieferanten um eine korrigierte Rechnung. Für die Vorsteuer zählt, was auf der Rechnung steht.
• Ein PDF ohne eingebettete XML ist keine E-Rechnung, auch wenn es elektronisch kam. Buchtakt behandelt es wie ein Foto.
• E-Rechnungen in fremder Währung kann Buchtakt noch nicht buchen. Fremdwährungen werden gerade eingebaut. Bei Fotos und PDFs trägst du den Euro-Betrag ein, z. B. aus deinem Kontoauszug.
• Buchtakt rechnet nach: Ergeben die Zeilen nicht die Belegsumme, bucht es nicht. Passt die Steuer nicht genau zum Nettobetrag, gibt es einen Hinweis.
• Mehr zum Format: Muss ich E-Rechnungen schreiben?

Häufige Fragen

Warum ist bei meinem PDF nichts ausgefüllt? Es enthält keine E-Rechnungsdaten. Trag die Werte selbst ein. Das dauert bei einem einfachen Beleg etwa eine Minute.

Kann ich die vorgeschlagene Kategorie ändern? Ja. Der Vorschlag ist nur vorbelegt. Was du wählst und buchst, merkt sich Buchtakt für den nächsten Beleg dieses Lieferanten.