Muss ich E-Rechnungen schreiben?

Darum geht's

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten Datenformat, das Programme direkt lesen können. Ein normales PDF oder ein Scan zählt nicht dazu. Erlaubt sind Formate nach der europäischen Norm EN 16931, vor allem XRechnung (reine XML-Datei) und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 (PDF mit eingebetteter XML-Datei).

Die Pflicht gilt nur für Rechnungen zwischen Unternehmen in Deutschland (B2B). Für Rechnungen an Privatkunden ändert sich nichts.

Ausgenommen vom Ausstellen sind Kleinunternehmer nach § 19 UStG und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto. Empfangen müssen auch sie können.

So geht's in Buchtakt

E-Rechnung ausstellen

1. Trag unter Einstellungen → Firmendaten E-Mail-Adresse, Telefonnummer und IBAN ein. Die XRechnung verlangt diese Angaben.
2. Gib beim Kunden unter Kontakte eine E-Mail-Adresse an. Für Behörden trägst du zusätzlich die Leitweg-ID ein.
3. Schreib die Rechnung wie gewohnt und klicke auf Abschließen.
4. In der Seitenleiste der Rechnung findest du:
   • PDF ansehen / PDF herunterladen: Das PDF enthält die E-Rechnung bereits (ZUGFeRD).
   • XRechnung (XML): die reine XML-Datei, die Behörden meist verlangen.
5. Beim Versand mit Per E-Mail senden hängt Buchtakt das PDF an. Mit XRechnung-XML zusätzlich anhängen geht auch die XML-Datei mit.

Fehlt eine Angabe, zeigt die Seitenleiste Noch keine E-Rechnung möglich mit einer Liste. Das PDF bekommst du trotzdem, nur ohne eingebettete E-Rechnung.

E-Rechnung empfangen (Tarif Buchhaltung)

1. Öffne Ausgaben und lade die Datei hoch, als XML oder als ZUGFeRD-PDF.
2. Buchtakt erkennt die E-Rechnung und füllt Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Steuersätze aus der Datei aus. In der Liste trägt der Beleg ein „E“.
3. Du wählst nur noch die Kategorie und buchst.

Gut zu wissen

• Die Angaben einer Rechnung werden beim Abschließen festgeschrieben. Ergänzt du danach Firmen- oder Kundendaten, gilt das erst für neue Rechnungen.
• Die XRechnung aus Buchtakt ist mit dem offiziellen Prüfprogramm der KoSIT getestet, für alle Steuerfälle.
• Auch Stornorechnungen gibt Buchtakt als E-Rechnung aus. Angebote und Mahnungen nicht.
• Bei Reverse Charge und innergemeinschaftlichen Lieferungen braucht die E-Rechnung deine USt-IdNr. und die des Kunden.
• Eine reine XML-Datei kann man schlecht lesen. Buchtakt zeigt bei hochgeladenen XML-Rechnungen die ausgelesenen Felder, aber noch keine Ansicht der ganzen Rechnung.
• Versand und Empfang über das Peppol-Netz gibt es noch nicht.
• Für Ausgaben brauchst du den Tarif Buchhaltung. Mit dem Tarif Rechnung bewahrst du empfangene E-Rechnungen außerhalb von Buchtakt auf, zum Beispiel im E-Mail-Postfach, und zwar die XML-Datei im Original.

Häufige Fragen

Muss ich als Kleinunternehmer etwas tun? Du musst E-Rechnungen empfangen und aufbewahren können. Ausstellen musst du keine. Buchtakt erzeugt sie trotzdem, wenn die Angaben vollständig sind.

Reicht bis Ende 2026 noch ein normales PDF? Ja. Bis Ende 2026 darfst du noch Papier- oder PDF-Rechnungen schreiben, ein reines PDF aber nur mit Zustimmung des Empfängers. Lag dein Umsatz 2026 bei höchstens 800.000 €, gilt das auch noch 2027. Eine E-Rechnung braucht keine Zustimmung. Im Zweifel frag deine Steuerberatung.