Wie stelle ich Abschlags- und Teilzahlungen in Rechnung?

Darum geht's

Bei größeren Aufträgen verlangst du oft vorab oder nach Baufortschritt Geld. Dafür gibt es zwei Arten:

• Abschlagsrechnung (auch Anzahlungsrechnung): für eine Zahlung, bevor die Leistung ganz erbracht ist. Die Umsatzsteuer entsteht hier schon mit dem Zahlungseingang (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG), auch bei Soll-Versteuerung.
• Teilrechnung: für einen fertigen, abgrenzbaren Teil der Leistung.

Am Ende stellst du eine Schlussrechnung über die gesamte Leistung. Darin musst du die erhaltenen Abschläge und die darauf entfallende Umsatzsteuer abziehen (§ 14 Abs. 5 UStG). Sonst schuldest du die Steuer doppelt.

So geht's in Buchtakt

Abschlagsrechnung schreiben

1. Öffne Rechnungen & Angebote → Neue Rechnung. Hast du ein Angebot, kannst du es auch mit In Rechnung übernehmen als Grundlage nehmen.
2. Wähle bei Art der Rechnung den Eintrag Abschlagsrechnung. Die Überschrift lautet dann „Abschlagsrechnung“. Mit einem eigenen Titel wie „2. Abschlagsrechnung“ überschreibst du sie.
3. Schreib eine Position wie „1. Abschlag gemäß Angebot A-2026-0004, 30 % von 10.000,00 €“ mit dem Abschlagsbetrag und dem richtigen Steuersatz.
4. Klicke auf Abschließen und versende die Rechnung.

Schlussrechnung schreiben

1. Leg eine Neue Rechnung für denselben Kunden an und wähle bei Art der Rechnung den Eintrag Schlussrechnung.
2. Trag alle erbrachten Leistungen vollständig ein, also die gesamte Leistung und nicht nur den Rest.
3. Buchtakt zeigt die abgeschlossenen Abschlagsrechnungen dieses Kunden, die noch in keiner Schlussrechnung stehen. Klicke auf Abschläge abziehen. Je Abschlag und Steuersatz kommt eine Minuszeile dazu, z. B. „abzüglich Abschlagsrechnung R-2026-0012 vom 01.09.2026“.
4. Prüfe in der Vorschau: Die Summe ist der Restbetrag, den der Kunde noch zahlen muss.
5. Klicke auf Abschließen.

Gut zu wissen

• Ein Abschlag steht nur in einer Schlussrechnung. Sobald er in einer Schlussrechnung steht, auch in einem Entwurf, bietet Buchtakt ihn nicht noch einmal an. Stornierst du die Schlussrechnung, wird er wieder frei.
• Die Abzugszeilen ziehen den berechneten Abschlag ab. Hat der Kunde einen Abschlag nicht bezahlt, stornierst du die Abschlagsrechnung vorher. Wurde ein Abschlag teilweise storniert, änderst du den Betrag der Abzugszeile von Hand.
• Zahlungen erfasst du an der jeweiligen Abschlagsrechnung unter Zahlung erfassen oder über den Bankabgleich. Ein Kunde, der in Raten zahlt, braucht keine eigenen Rechnungen: Du erfasst jede Rate als Teilzahlung.
• Buchung: Buchtakt bucht die Abschlagsrechnung wie eine normale Rechnung, also Umsatz und Umsatzsteuer schon zum Rechnungsdatum. Die Schlussrechnung bucht nur noch den Rest. In der Summe stimmt das. Bei Soll-Versteuerung zahlst du die Steuer auf einen Abschlag so unter Umständen etwas früher, als das Gesetz es verlangt (erst bei Zahlungseingang). Ob du das anders buchen willst, klärst du mit deiner Steuerberatung.
• E-Rechnung: Abschlags- und Schlussrechnungen gehen als normale XRechnung bzw. ZUGFeRD raus. Die Abzugszeilen stehen darin als Zeilen mit negativer Menge. Das hat der offizielle Prüfer der KoSIT angenommen.
• Bei Bauleistungen an Privatkunden gehört ein Hinweis auf die zweijährige Aufbewahrungspflicht auf jede Rechnung. Den schreibst du in den Schlusstext, siehe Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?.

Häufige Fragen

Muss ich in der Schlussrechnung die Abschläge zeigen? Ja. Die Schlussrechnung weist die Gesamtleistung aus und zieht die Abschläge mit Steuer ab. Das verlangt § 14 Abs. 5 UStG.

Was, wenn der Kunde einen Abschlag nie bezahlt hat? Dann ziehst du nur die tatsächlich gezahlten Abschläge ab. Die unbezahlte Abschlagsrechnung stornierst du. Kläre den Einzelfall am besten mit deiner Steuerberatung.