Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?

Darum geht's

Damit dein Kunde die Vorsteuer abziehen kann, braucht deine Rechnung bestimmte Angaben (§ 14 Abs. 4 UStG):

1. Vollständiger Name und Anschrift von dir und vom Kunden
2. Deine Steuernummer oder deine USt-IdNr.
3. Rechnungsdatum
4. Fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer
5. Menge und Art der Lieferung bzw. Umfang und Art der Leistung
6. Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (Leistungsdatum oder -zeitraum)
7. Nettobetrag je Steuersatz und vorab vereinbarte Minderungen wie Skonto
8. Steuersatz und Steuerbetrag oder ein Hinweis, warum keine Steuer anfällt
9. Bei Bauleistungen und anderen Leistungen an einem Grundstück für Privatkunden: Hinweis, dass der Kunde die Rechnung zwei Jahre aufbewahren muss

Für Sonderfälle wie Reverse Charge oder innergemeinschaftliche Lieferungen kommen ein Pflichthinweis und die USt-IdNr. des Kunden dazu (§ 14a UStG).

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto brauchen weniger (§ 33 UStDV): deinen Namen und deine Anschrift, Datum, Menge und Art der Leistung, den Bruttobetrag und den Steuersatz. Kunde, Nummer und Steuernummer sind dort keine Pflicht.

So geht's in Buchtakt

1. Trag deine Angaben einmal unter Einstellungen → Firmendaten ein: Name, Anschrift, Steuernummer oder USt-IdNr.
2. Leg Kunden mit vollständiger Anschrift unter Kontakte an, oder direkt in der Rechnung über Neu.
3. Schreib die Rechnung und klicke auf Abschließen.
4. Buchtakt prüft jetzt die Pflichtangaben. Fehlt etwas, erscheint oben die Liste Bitte noch ergänzen, und das betroffene Feld ist markiert. Bei fehlenden Firmendaten führt dich ein Link direkt zu den Firmendaten.
5. Ist alles vollständig, vergibt Buchtakt die Nummer und schreibt die Rechnung fest.

Gut zu wissen

Automatisch auf der Rechnung:

• Rechnungsnummer (fortlaufend, beim Abschließen vergeben)
• Rechnungsdatum und Leistungsdatum. Lässt du Leistung von leer, gilt das Rechnungsdatum als Leistungsdatum.
• Netto, Steuersatz und Steuer je Steuersatz getrennt
• Pflichthinweise für Kleinunternehmer, steuerfreie Leistungen, Reverse Charge, innergemeinschaftliche Lieferung und Drittland
• Skonto mit Frist und Betrag, wenn du Skonto einträgst

Geprüft beim Abschließen:

• deine Anschrift und Steuernummer oder USt-IdNr.
• Name und vollständige Anschrift des Kunden. Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € im Steuerfall Inland.
• mindestens eine Position, jede mit Bezeichnung und einer Menge größer als 0
• die USt-IdNr. des Kunden bei Reverse Charge (EU) und innergemeinschaftlicher Lieferung, bei der Lieferung zusätzlich deine eigene

Nicht geprüft, darauf achtest du selbst:

• ob die Bezeichnung die Leistung ausreichend beschreibt. „Diverses“ reicht nicht.
• der Aufbewahrungshinweis für Privatkunden bei Leistungen an einem Grundstück. Schreib ihn in den Schlusstext, zum Beispiel: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren.“
• ob der gewählte Steuerfall stimmt

Häufige Fragen

Muss die Rechnung unterschrieben sein? Nein.

Was gilt für Kleinunternehmer? Siehe Was schreibe ich als Kleinunternehmer auf die Rechnung?.

Eine Pflichtangabe fehlt auf einer abgeschlossenen Rechnung. Was nun? Siehe Wie korrigiere oder storniere ich eine Rechnung?.