Was schreibe ich als Kleinunternehmer auf die Rechnung?

Darum geht's

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind deine Umsätze seit 2025 steuerfrei. Deshalb gilt für deine Rechnungen:

• Keine Umsatzsteuer ausweisen. Weder Steuersatz noch Steuerbetrag.
• Hinweis auf die Steuerbefreiung. Zum Beispiel: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
• Die übrigen Angaben wie Name und Anschrift von dir und vom Kunden, Datum, Nummer, Leistung, Leistungsdatum und Betrag gehören weiter auf die Rechnung.

Seit 2025 dürfen Kleinunternehmer eine vereinfachte Rechnung ausstellen (§ 34a UStDV). Steuernummer und fortlaufende Rechnungsnummer sind danach keine Pflicht mehr. Es schadet aber nicht, sie anzugeben.

Weist du trotzdem Umsatzsteuer aus, schuldest du sie dem Finanzamt (§ 14c UStG), obwohl du Kleinunternehmer bist.

Ob du Kleinunternehmer sein kannst, steht unter Bin ich Kleinunternehmer, und wann ändert sich das?.

So geht's in Buchtakt

1. Öffne Einstellungen → Firmendaten.
2. Wähle im Abschnitt Steuer unter Umsatzsteuer „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“.
3. Stell Umsatzsteuer-Voranmeldung auf „keine (nur Jahreserklärung)“, wenn das Finanzamt nichts anderes verlangt.
4. Klicke auf Speichern.
5. Jede neue Rechnung und jedes neue Angebot hat jetzt den Steuerfall „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“. Die Auswahl für den Steuersatz bei den Positionen verschwindet, und unter der Rechnung steht: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
6. Schreib englische Rechnungen mit der Sprache EN. Dann erscheint der Hinweis auf Englisch.

Gut zu wissen

• Entwürfe, die du vor der Umstellung angelegt hast, behalten ihren alten Steuerfall. Stell ihn im Entwurf unter Steuerfall um.
• Wechselst du später zur Regelbesteuerung, stell den Status in den Firmendaten zurück. Neue Rechnungen enthalten dann wieder Umsatzsteuer. Die Voranmeldung stellst du selbst um, das passiert nicht automatisch.
• Buchtakt verlangt beim Abschließen trotzdem deine Steuernummer oder USt-IdNr. Trag eine der beiden in den Firmendaten ein.
• Buchtakt warnt bisher nicht, wenn du dich den Umsatzgrenzen von 25.000 € bzw. 100.000 € näherst. Behalte deinen Umsatz selbst im Blick, zum Beispiel über die Kennzahl „Umsatz“ auf der Übersicht.
• E-Rechnungen musst du als Kleinunternehmer nicht ausstellen. Buchtakt erzeugt sie trotzdem, wenn E-Mail, Telefon und IBAN in den Firmendaten und eine E-Mail-Adresse beim Kunden stehen. Siehe Muss ich E-Rechnungen schreiben?.
• Den Wortlaut des Hinweises kannst du nicht ändern. Weitere Hinweise schreibst du in den Schlusstext.
• Bei Geschäften mit Kunden im Ausland gelten Sonderregeln. Frag dazu deine Steuerberatung.

Häufige Fragen

Darf ich „zzgl. MwSt.“ auf die Rechnung schreiben? Nein. Deine Preise sind Endpreise, es kommt keine Steuer dazu. Buchtakt zeigt im Kleinunternehmer-Fall keine Steuerzeile. Die Zeile „Summe netto“ in der Summe entspricht dem Gesamtbetrag.

Muss ich den Hinweis auch auf Angebote schreiben? Pflicht ist das nicht, es hilft aber Missverständnissen vor. Buchtakt setzt ihn auch auf Angebote.