Bin ich Kleinunternehmer, und wann ändert sich das?

Darum geht's

Die Kleinunternehmerregelung steht in § 19 UStG. Seit 2025 gelten zwei Grenzen (netto):

• Vorjahr: höchstens 25.000 € Umsatz
• Laufendes Jahr: höchstens 100.000 € Umsatz

Liegst du darunter, stellst du Rechnungen ohne Umsatzsteuer aus und gibst in der Regel keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen ab. Dafür kannst du auch keine Vorsteuer aus deinen Einkäufen abziehen.

Wichtig: Überschreitest du im laufenden Jahr die 100.000 €, endet die Regelung sofort. Schon der Umsatz, mit dem du die Grenze überschreitest, ist umsatzsteuerpflichtig. Bei Gründung im laufenden Jahr gilt nur die Grenze von 25.000 €.

Du kannst auch freiwillig auf die Regelung verzichten. Dann bist du für mindestens fünf Jahre daran gebunden.

So geht's in Buchtakt

1. Öffne Einstellungen → Firmendaten → Steuer.
2. Wähle beim Umsatzsteuer-Status „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“.
3. Stelle darunter bei Umsatzsteuer-Voranmeldung „keine (nur Jahreserklärung)“ ein und speichere.
4. Neue Rechnungen legt Buchtakt ab jetzt mit dem Steuerfall „Kleinunternehmer (§ 19 UStG)“ an: ohne Umsatzsteuer und mit dem Pflichthinweis. Rechnungsentwürfe, die du vorher angelegt hast, behalten ihren Steuerfall. Prüfe sie vor dem Abschließen.

Bist du als Kleinunternehmer eingestellt, zeigt die Übersicht einen Hinweis, sobald dein Rechnungsumsatz 20.000 € (Grenze 25.000 €) bzw. 80.000 € (Grenze 100.000 €) übersteigt oder das Vorjahr über 25.000 € lag. Gezählt werden nur Rechnungen aus Buchtakt. Umsätze, die du anders abrechnest, musst du selbst dazurechnen. Den Status stellt Buchtakt nicht von selbst um.

Gut zu wissen

• Die Grenzen gelten für den Gesamtumsatz aller deiner Tätigkeiten, nicht je Tätigkeit.
• Wechselst du zur Regelbesteuerung, musst du in der Regel monatlich oder vierteljährlich Voranmeldungen abgeben. Buchtakt stellt das nicht von selbst um: Ändere unter Einstellungen → Firmendaten → Steuer sowohl den Umsatzsteuer-Status als auch den Rhythmus der Voranmeldung. Neue Rechnungen enthalten danach wieder Umsatzsteuer, bestehende Entwürfe prüfst du selbst.
• Bei Einkäufen mit Reverse Charge (z. B. Software-Abos aus dem EU-Ausland) schuldest du die Umsatzsteuer auch als Kleinunternehmer, ohne sie als Vorsteuer abziehen zu können. Für diesen Zeitraum gibst du dann eine Voranmeldung ab. Buchtakt bucht bei Reverse Charge derzeit auch für Kleinunternehmer die Vorsteuer mit. Lass solche Buchungen von deiner Steuerberatung prüfen. Mehr dazu unter Was bedeutet Reverse Charge?.

Häufige Fragen

Muss ich Kleinunternehmer sein, wenn ich unter den Grenzen bleibe? Nein, es ist ein Wahlrecht. Wenn deine Kunden vor allem Unternehmen sind oder du viel einkaufst, kann sich die Regelbesteuerung lohnen.

Zählt die Umsatzsteuer zum Umsatz? Nein, es zählen die Nettobeträge.