Wie buche ich Zahlung oder Erstattung der Umsatzsteuer?

Darum geht's

Die Zahllast aus deiner Voranmeldung überweist du ans Finanzamt, oder es zieht sie per Lastschrift ein. Überwiegt die Vorsteuer, erstattet dir das Finanzamt den Betrag.

Diese Zahlungen sind selbst keine Umsätze mit Umsatzsteuer. Sie gehören deshalb auf ein eigenes Konto und werden ohne Steuersatz gebucht. In der Einnahmen-Überschuss-Rechnung zählen sie trotzdem mit: Zahlungen ans Finanzamt sind Betriebsausgaben, Erstattungen sind Betriebseinnahmen. Maßgeblich ist der Tag, an dem das Geld fließt.

So geht's in Buchtakt

1. Importiere unter Bank den Kontoauszug, auf dem die Zahlung steht, siehe Wie importiere ich Kontoauszüge als Datei?.
2. Klicke im Reiter Offen beim Umsatz des Finanzamts auf „Zuordnen …“.
3. Wähle unter „Ohne Beleg direkt buchen“ in der Gruppe „Privat, Steuern, Sonstiges“ das Konto „Umsatzsteuer-Vorauszahlungen“ (SKR03 1780, SKR04 3820). Buchtakt stellt den Steuersatz dabei auf „ohne Steuer“. Lass das so.
4. Wenn du möchtest, setze den Haken „Als Regel merken“, wähle Verwendungszweck und trage einen Suchbegriff ein, der nur bei der Umsatzsteuer vorkommt, z. B. „USt“ oder „Umsatzsteuer“. Wähle Ein- und Ausgänge, damit die Regel auch bei Erstattungen greift. Mit „künftig automatisch buchen“ bucht Buchtakt passende Umsätze schon beim Import. Ohne diesen zweiten Haken schlägt Buchtakt die Regel beim nächsten Umsatz als Zuordnung vor.
5. Klicke auf „Buchen“.

Eine Erstattung buchst du genauso, auf dasselbe Konto. Auch die Sondervorauszahlung bei Dauerfristverlängerung und Nachzahlungen aus der Jahreserklärung gehören dorthin.

Gut zu wissen

• Eine Regel gilt standardmäßig nur für die Richtung des Umsatzes, bei dem du sie anlegst. Mit Ein- und Ausgänge greift sie auch bei Erstattungen.
• Zahlst du an dasselbe Finanzamt auch Einkommensteuer, ist eine automatische Regel auf den Namen riskant. Die Einkommensteuer ist privat und gehört auf „Privatentnahme“. Lege die Regel deshalb auf den Verwendungszweck an, nicht auf den Namen. Steht dort nichts Eindeutiges, ordne solche Umsätze lieber einzeln zu.
• In der EÜR erscheinen die Zahlungen unter Auswertungen → EÜR in Zeile 58 (Kennzahl 186), Erstattungen in Zeile 18 (Kennzahl 141).
• Für die Vorauszahlung für Dezember oder das 4. Quartal, die du Anfang Januar zahlst, gibt es in der EÜR eine Sonderregel für regelmäßig wiederkehrende Zahlungen (§ 11 EStG). Unter bestimmten Voraussetzungen gehört sie noch ins alte Jahr. Buchtakt ordnet die Zahlung zunächst nach dem Zahldatum zu. Unter Auswertungen → EÜR hakst du sie im Abschnitt 10-Tage-Regel an, dann zählt sie im alten Jahr. Im Zweifel klärst du das mit deiner Steuerberatung.
• Bewahre das Übertragungsprotokoll aus ELSTER als Nachweis auf. Eine Rechnung gibt es für diese Zahlung nicht.

Häufige Fragen

Warum nicht einfach als Ausgabe mit Steuer buchen? Weil die Zahlung selbst die Steuer ist. Mit 19 % gebucht, würdest du dir darauf Vorsteuer abziehen, die es nicht gibt, und die nächste Voranmeldung wäre falsch.

Das Finanzamt hat die Erstattung mit einer anderen Steuer verrechnet. Was nun? Dann fließt weniger oder gar kein Geld. Buche nur den tatsächlichen Bankumsatz. Wie die Verrechnung im Detail zu buchen ist, klärst du mit deiner Steuerberatung.