Wie erinnere ich Kunden an offene Rechnungen?

Darum geht's

Zahlt ein Kunde nicht bis zum Zahlungsziel, ist die Rechnung überfällig. Für Verzugszinsen kommt es darauf an, ob der Kunde in Verzug ist:

• Unternehmen kommen in der Regel spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug, oft früher durch eine Mahnung.
• Verbraucher kommen ohne Mahnung erst nach 30 Tagen in Verzug, und nur, wenn die Rechnung darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB). Mit einer Mahnung nach Fälligkeit geht es früher.

Die Verzugszinsen stehen in § 288 BGB: Basiszinssatz plus 9 Prozentpunkte zwischen Unternehmen, plus 5 Prozentpunkte bei Verbrauchern. Der Basiszinssatz ändert sich zum 1. Januar und 1. Juli. Die Bundesbank veröffentlicht ihn.

Mahngebühren darfst du nur in Höhe deiner tatsächlichen Kosten verlangen, etwa Porto und Papier. Von Unternehmen kannst du stattdessen eine Pauschale von 40 € fordern (§ 288 Abs. 5 BGB); Mahnkosten werden auf sie angerechnet, beides zusammen geht also nicht.

So geht's in Buchtakt

Einmal einrichten

1. Öffne Einstellungen → Mahnstufen.
2. Für bis zu drei Stufen legst du Bezeichnung, Tage nach Fälligkeit, Gebühr, neue Frist und Verzugszinsen fest. Vorgegeben sind Zahlungserinnerung (7 Tage, ohne Gebühr), 1. Mahnung (21 Tage, 5 €) und 2. Mahnung (35 Tage, 10 €).
3. Prüfe den Basiszinssatz und das Feld gültig seit. Buchtakt aktualisiert den Wert nicht selbst.
4. Wenn du willst, setz den Haken bei Zahlungserinnerung (Stufe 1) automatisch per E-Mail senden.
5. Klicke auf Speichern.

Mahnen

1. Öffne Mahnwesen. Unter Überfällige Rechnungen steht jede überfällige Rechnung mit offenem Betrag, Tagen über Fälligkeit, bisheriger Stufe und Nächster Schritt.
2. Rechnungen, bei denen eine Stufe fällig ist, sind schon angehakt. Entferne den Haken, wenn du warten willst.
3. Lass gleich per E-Mail senden (mit PDF) angehakt oder nimm den Haken heraus, um die Mahnung per Post zu schicken.
4. Klicke auf Ausgewählte erstellen.
5. Unter Verlauf findest du jede Mahnung mit Nummer (M-2026-0001), Frist, Gesamtbetrag und PDF.

Gut zu wissen

• Jede Mahnung ist ein eigener, unveränderlicher Beleg mit eigener Nummer.
• Gebühren addieren sich über die Stufen. Bei den Vorgaben enthält die 2. Mahnung also 15 €.
• Zinsen rechnet Buchtakt ab Fälligkeit bis zum Mahndatum auf den offenen Betrag. Rechtlich stehen sie dir erst ab Beginn des Verzugs zu, also oft erst nach der ersten Mahnung. Lass die erste Stufe deshalb ohne Zinsen und prüf den Betrag bei höheren Summen. Ob der Kunde Verbraucher ist, liest Buchtakt aus dem Kontakt (Art „Privatperson“).
• Die 40-€-Pauschale schaltest du unter Einstellungen → Mahnwesen ein. Buchtakt setzt sie dann bei Geschäftskunden ab der ersten Stufe mit Zinsen anstelle der Mahngebühren an. Privatkunden zahlen weiter nur die eingetragenen Gebühren.
• Hat der Kunde keine E-Mail-Adresse, steht in der Liste „keine E-Mail, Postversand“. Das PDF druckst du dann aus.
• Die automatische Zahlungserinnerung geht nur für Stufe 1, nur an Kunden mit E-Mail und nur einmal je Rechnung. Mahnungen ab Stufe 2 erstellst du immer selbst.
• Die Texte der E-Mails änderst du unter Einstellungen → E-Mail-Vorlagen bei „Zahlungserinnerungen“ bzw. „Mahnungen“.
• Ist die Rechnung bezahlt, erfasse die Zahlung. Dann verschwindet sie aus der Liste.

Häufige Fragen

Kann ich eine Stufe überspringen? Nein. Buchtakt schlägt immer die nächste Stufe vor.

Was kommt nach der letzten Stufe? In der Liste steht dann „alle Stufen durch“. Ein gerichtliches Mahnverfahren startest du außerhalb von Buchtakt.