Kann ich mitten im Jahr oder von einem anderen Programm umsteigen?

Darum geht's

Ein Wechsel ist jederzeit möglich, auch mitten im Jahr. Wichtig ist, dass für das ganze Jahr nichts doppelt und nichts fehlt:

• Rechnungsnummern müssen eindeutig sein. Buchtakt beginnt mit eigenen Nummern (R-2026-0001 usw.). Willst du deine bisherige Folge fortsetzen, stell sie unter Einstellungen → Nummernkreise ein.
• Voranmeldungen für Zeiträume vor dem Wechsel bleiben, wie sie abgegeben wurden.
• Die EÜR am Jahresende umfasst das ganze Jahr. Die Zahlen aus der Zeit vor dem Wechsel müssen also irgendwo hinein.
• Alte Unterlagen musst du weiter aufbewahren, in der Regel 8 bis 10 Jahre. Exportiere sie aus dem alten Programm, bevor du es kündigst.

So geht's in Buchtakt

1. Kontakte übernehmen: Exportiere deine Kunden aus dem alten Programm als CSV (zum Beispiel aus Lexware Office oder sevDesk). Öffne Kontakte → Importieren, wähle „Kunden“ oder „Lieferanten“ und lade die Datei hoch. Spalten wie Name, Straße, PLZ, Ort, E-Mail und USt-IdNr. erkennt Buchtakt selbst. Fehlerhafte Zeilen zeigt Buchtakt danach einzeln an, der Rest wird übernommen.
2. Anfangsbestände übernehmen (Tarif Buchhaltung): Exportiere im alten Programm die Summen- und Saldenliste zum Wechseltag als CSV. Öffne Buchführung → Datenübernahme, lade die Datei hoch und ordne jedes alte Konto einem Buchtakt-Konto zu (gleiche Nummern schlägt Buchtakt vor, mehrere Bankkonten dürfen auf „Bank“ zeigen). Mit Anfangsbestände buchen entsteht eine Eröffnungsbuchung gegen „Saldenvorträge“, die nicht als Einnahme zählt. Ohne Saldenliste trägst du unter Bank im Kasten Anfangsbestände nur Bank und Kasse ein.
3. Kontoauszüge ab dem Stichtag importierst du unter Bank als CAMT, MT940 oder CSV. Siehe Wie importiere ich Kontoauszüge als Datei?.
4. Neue Rechnungen schreibst du ab jetzt in Buchtakt.

Gut zu wissen

• Offene Rechnungen aus dem alten Programm legst du nicht neu an. Sonst zählt der Umsatz doppelt und die Rechnung hätte zwei Nummern. Kommt das Geld später, buchst du den Zahlungseingang unter Bank über Zuordnen … → Ohne Beleg direkt buchen auf ein Erlöskonto. Ob mit oder ohne Umsatzsteuer, hängt davon ab, ob du Ist- oder Soll-Versteuerung hast. Frag dazu am besten deine Steuerberatung.
• Einnahmen und Ausgaben vor dem Wechsel: Exportiere im alten Programm die Buchungen seit Jahresbeginn im DATEV-Format (Buchungsstapel, EXTF) und lade sie unter Buchführung → Datenübernahme hoch. Buchtakt übernimmt Datum, Belegnummer, Text und Steuer (BU-Schlüssel 2, 3, 8, 9 und die Automatikkonten für Erlöse und Wareneingang). Konten, die es in Buchtakt nicht gibt, ordnest du einmal zu. Ein Stapel lässt sich nur einmal übernehmen. Exotische Fälle (z. B. § 13b mit eigenem BU-Schlüssel) lehnt der Import mit Zeilennummer ab; die buchst du im Journal nach.
• Hast du im alten Programm mit Debitoren und Kreditoren gebucht, landen offene Posten auf Forderungen bzw. Verbindlichkeiten. In der EÜR zählen sie erst, wenn die Zahlung gebucht ist.
• Übernommen werden nur Bestandskonten (Bank, Kasse, offene Posten, Anlagen). Konten, die es in Buchtakt nicht gibt, lässt du auf „nicht übernehmen“ stehen; ihr Betrag fehlt dann in der Eröffnungsbuchung.
• Artikel und E-Mail-Vorlagen gibt es nicht als Import. Du legst sie unter Artikel bzw. Einstellungen → E-Mail-Vorlagen neu an.
• Wechselst du zum Jahresanfang, ist es am einfachsten: Anfangsbestände zum 1. Januar, dann alles Weitere in Buchtakt.

Häufige Fragen

Kann ich mit einer bestimmten Rechnungsnummer weitermachen? Ja. Unter Einstellungen → Nummernkreise übernimmst du dein bisheriges Muster und trägst die nächste freie Nummer ein. Siehe Wie stelle ich Rechnungsnummern, Logo und Layout ein?.

Brauche ich für den Umstieg den Tarif Buchhaltung? Für den Kontakt-Import nicht. Anfangsbestände, Bank und Journal gehören zum Tarif Buchhaltung. In der Testphase ist alles frei.