Ein Beleg hat mehrere Steuersätze, was tun?

Darum geht's

In Deutschland gibt es zwei Umsatzsteuersätze: 19 % (Regelsatz) und 7 % (ermäßigt, zum Beispiel für Lebensmittel, Bücher oder Übernachtungen). Manche Leistungen sind steuerfrei, etwa Porto der Deutschen Post oder Versicherungen.

Auf einem Beleg können mehrere Sätze vorkommen. Typische Beispiele:

• Hotelrechnung: Übernachtung mit 7 %, Parkplatz mit 19 %
• Supermarkt: Lebensmittel mit 7 %, Reinigungsmittel mit 19 %
• Bürobedarf und Bücher: Druckerpapier mit 19 %, Fachbuch mit 7 %

Eine ordnungsgemäße Rechnung weist Nettobetrag und Steuer je Steuersatz getrennt aus (§ 14 Abs. 4 Nr. 7 und 8 UStG). Genau diese Aufteilung übernimmst du in die Buchhaltung. Nur so stimmt deine Vorsteuer.

So geht's in Buchtakt

1. Öffne Ausgaben und lade den Beleg hoch oder öffne einen vorhandenen Beleg.
2. Trag Lieferant, Belegdatum und die Belegsumme (brutto) ein.
3. Wähle unter Steuer „Normal mit Vorsteuer (Inland)“.
4. In der ersten Zeile wählst du die Kategorie, trägst den Nettobetrag für den ersten Steuersatz ein und wählst den Satz. Die Steuer rechnet Buchtakt aus.
5. Klicke auf Aufteilen. Es kommt eine zweite Zeile dazu. Trag dort Nettobetrag und Satz für den zweiten Steuersatz ein.
6. Unter den Zeilen siehst du Summe Zeilen. Weicht sie von der Belegsumme ab, zeigt Buchtakt die Differenz an.
7. Stimmt alles, klicke auf Bestätigen & buchen.

Gut zu wissen

• Jede Zeile hat eine eigene Kategorie. So kannst du zum Beispiel Papier und Fachbuch unterschiedlich zuordnen.
• Die Steuer pro Zeile kannst du überschreiben, falls der Beleg anders gerundet hat. Weicht sie um mehr als 2 Cent vom erwarteten Wert ab, zeigt Buchtakt einen Hinweis.
• Buchen geht erst, wenn die Zeilen die Belegsumme ergeben. Sonst kommt die Meldung „Die Zeilen ergeben nicht die Belegsumme“.
• Steuerfreie Anteile (zum Beispiel Porto) erfasst du als eigene Zeile mit 0 %.
• E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) teilt Buchtakt beim Hochladen selbst auf: Je Steuersatz aus der Datei entsteht eine Zeile. Du wählst nur noch die Kategorie.
• Bei PDFs und Fotos trägst du die Zeilen von Hand ein. Auf der Rechnung stehen Netto und Steuer je Satz meist unten in einer kleinen Tabelle.
• Buchtakt kennt die Sätze 19 %, 7 % und 0 %. Bei Reverse Charge und innergemeinschaftlichem Erwerb gehen 19 % und 7 %.
• Für private Anteile gibt es je Zeile das Feld Privat %, siehe Wie erfasse ich Kosten, die ich auch privat nutze?.
• Belege erfassen gehört zum Tarif Buchhaltung.

Häufige Fragen

Auf der Quittung steht nur der Bruttobetrag je Satz. Was nun? Rechne den Nettobetrag aus: brutto geteilt durch 1,19 bzw. 1,07. Bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 € ist es normal, dass nur Bruttobetrag und Steuersatz draufstehen.

Und bei meinen eigenen Rechnungen? Dort wählst du den Steuersatz pro Position. Buchtakt fasst die Positionen auf der Rechnung automatisch je Steuersatz zusammen und weist Netto und Steuer getrennt aus.