Wo liegen meine Daten und wer kann sie sehen?

Darum geht's

Deine Buchhaltung ist vertraulich. Hier steht, wo Buchtakt deine Daten speichert, wer darauf zugreifen kann und welche anderen Dienste beteiligt sind. Die rechtlich verbindlichen Angaben findest du in der Datenschutzerklärung und im Vertrag zur Auftragsverarbeitung.

Speicherort

• Buchtakt läuft auf einem Server von Hetzner in einem Rechenzentrum in Falkenstein (Sachsen). Dort liegen alle Daten, auch deine Belegdateien.
• Jede Nacht wird eine verschlüsselte Sicherung bei einem zweiten Anbieter gespeichert, ebenfalls in Deutschland. Diese Sicherungen spielen wir regelmäßig testweise zurück.
• Alle Verbindungen zu Buchtakt laufen verschlüsselt über HTTPS.

Trennung zwischen Firmen

Jede Firma sieht nur ihre eigenen Daten. Diese Trennung erzwingt die Datenbank selbst (Row Level Security), nicht nur das Programm darüber.

So geht's in Buchtakt

So behältst du im Blick, wer Zugriff hat:

1. Öffne Einstellungen → Team. Dort stehen alle Mitglieder und offenen Einladungen deiner Firma mit ihrer Rolle:
   • Inhaber: alles, auch Firmendaten, Team und Abo
   • Mitarbeiter: buchen und Rechnungen schreiben
   • Steuerberatung: nur lesen und exportieren
2. Als Inhaber entfernst du Mitglieder oder ziehst Einladungen über das X in der Zeile zurück.
3. Unter Einstellungen → Schnittstelle siehst du verbundene KI-Programme und API-Schlüssel. Mit Trennen bzw. Widerrufen nimmst du ihnen den Zugriff.
4. Unter Einstellungen → Änderungsprotokoll siehst du, wer wann was geändert hat. Auch jeder GoBD-Export wird dort festgehalten.

Gut zu wissen

• Zahlungen für dein Abo wickelt Mollie ab. Mollie erhält dafür den Namen und die E-Mail-Adresse deiner Firma und deine Zahlungsdaten. Deine Buchhaltungsdaten bekommt Mollie nicht.
• E-Mails, die Buchtakt verschickt, etwa Anmeldelinks oder deine Rechnungen an Kunden, gehen über einen E-Mail-Dienstleister.
• KI: Buchtakt selbst schickt keine Daten an KI-Dienste. E-Rechnungen liest Buchtakt ohne KI aus. Verbindest du selbst ein KI-Programm wie Claude oder ChatGPT, sieht dieses Programm die Daten, für die du ihm Rechte gibst. Was der Anbieter des Programms damit macht, regeln seine eigenen Bedingungen.
• Support: Ohne deine Freigabe sieht der Support keine Daten deiner Firma. Unter Hilfe → Support kontaktieren kannst du als Inhaber einen Lesezugriff für 7 Tage erlauben; er endet von selbst oder per Klick auf Zugriff jetzt beenden.
• Anmeldung: Es gibt kein Passwort, das gestohlen werden kann. Schütze dein E-Mail-Postfach gut und schalte die Zwei-Faktor-Anmeldung ein.
• Abgeschlossene Rechnungen, Buchungen und Belegdateien lassen sich nicht mehr ändern oder einzeln löschen. Das verlangen die GoBD. Wie du eine ganze Firma löschst, steht unter Wie lösche ich mein Konto?.
• Fragen zum Datenschutz beantworten wir unter info@buchtakt.de.